Кассовые операции в садоводческом товариществе
При оформлении и учёте кассовых операций садоводческие товарищества должны руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком Российской Федерации.
В настоящее время действует Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета Директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.
Из числа наиболее принципиальных требований Порядка ведения кассовых операций необходимо выделить следующие:
Для осуществления расчётов наличными деньгами каждое товарищество должно иметь специально оборудованное помещение и вести кассовую книгу по установленной форме.
Садоводческие товарищества могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в учреждение банка, осуществляющее её расчётно-кассовое обслуживание, расчёт по установленной форме "Расчёт на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу". Лимит остатка кассы устанавливается на календарный год и может быть пересмотрен в течение года в случае необходимости (в случае изменения объёмов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т.п.). Установление и соблюдение лимита означает, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счёту 50 "Касса" за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты по счёту 50 за день могут превышать установленный лимит.
Товарищества обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда, запрещено.
Хранить в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов можно только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не свыше трёх рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Поступление денежных средств от членов садоводческого товарищества (вступительные, членские и другие взносы) осуществляется:
безналичным порядком;
уплатой наличных денежных средств в кассу.
Приём наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам. О приёме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира (п. 13 Порядка ведения кассовых операций).
Выдача наличных денег под отчёт (например, для приобретения хозяйственного инвентаря, хозяйственных или канцелярских товаров) производится из касс товариществ. Выдача денежных средств под отчёт лицам, не состоящим в штате садоводческого товарищества, не допускается.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платёжных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платёжной (расчётно-платёжной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе товарищества, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производятся кассиром по платёжным (расчётно-платёжным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
При получении расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (оформленных бухгалтером товарищества) кассир обязан проверить:
наличие и подлинность на документах подписи бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя или лиц, на это уполномоченных;
правильность оформления документов;
наличие перечисленных в документах приложений.
В случае если штатом товарищества содержание отдельной единицы бухгалтера не предусмотрено, обязанности по правильному составлению приходных и расходных кассовых документов возлагаются на бухгалтера-кассира. Необходимые контрольные процедуры осуществляются в рамках регулярных проверок, проводимых руководством товарищества, а также при проведении ежегодной ревизии ревизионной комиссией садоводческого товарищества.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Учёт кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации (рублях), так и в иностранных валютах ведётся в кассовой книге.
Каждое товарищество ведёт только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и бухгалтера (главного бухгалтера) данного учреждения.
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчётом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.
Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера учреждения или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчёта кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтврждённые квитанциями или чеками контрольно-кассовых машин, считаются излишком кассы и зачисляются в доход учреждения.
Все наличные деньги и ценные бумаги в товариществах хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному садоводческому товариществу, запрещается.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несёт полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный садоводческому товариществу как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
В случае, когда садоводческое товарищество осуществляет наличные денежные расчёты в связи с реализацией товаров, работ или услуг, следует руководствоваться нормами Закона № 54-ФЗ. При осуществлении садоводческим товариществом деятельности по реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет применение ККТ является обязательным.
Между тем имеются исключения из этого порядка. Например, приём целевых поступлений в виде пожертвований, вступительных и членских взносов осуществляется без применения ККТ. Это объясняется тем, что подобные поступления не относятся к операциям, связанным с продажей товаров, работ, услуг.
Учёт кассовых операций ведется на счёте 50 "Касса" - поступление денежных средств - по дебету счета 50, расходование - по кредиту.
В бухгалтерском учёте кассовые операции отражаются следующим образом:
Дебет 50 Кредит 86
- отражено поступление целевых средств;
Дебет 50 Кредит 51
- оприходованы денежные средства, полученные из банка;
Дебет 50 Кредит 71
- возврат подотчётным лицом остатка неиспользованных средств.
Выдача наличных денежных средств в учёте отражается следующим образом:
Дебет 70 Кредит 50
- выплачена заработная плата сотрудникам;
Дебет 71 Кредит 50
- выдано под отчёт на хозяйственные (командировочные) расходы;
Дебет 51 Кредит 50
- остаток наличных денежных средств сдан в банк.
Для оформления кассовых операций используются унифицированные формы первичной учётной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:
- № КО-1 "Приходный кассовый ордер";
- № КО-2 "Расходный кассовый ордер";
- № КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";
- № КО-4 "Кассовая книга";
- № КО-5 "Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств".
Следует также обратить внимание на необходимость и порядок проведения инвентаризации кассы. Прежде всего п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ предусмотрено, что проведение инвентаризации обязательно при смене материально ответственного лица - кассира, а также при подготовке годовой финансовой (бухгалтерской) отчётности.
Инвентаризация проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций. При подсчёте фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учёту наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчётности производится по видам бланков с учётом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Кроме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы, которые проходят в сроки, установленные руководителем организации. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учёта по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия. Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15).
При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное объяснение).
