Первые дни на новой работе всегда довольно напряженные даже для того, кто уверен в собственном профессионализме, поэтому в каждой компании существует своя система введения сотрудника в должность. Как же с максимальной выгодой использовать этот период?
Может ли адаптация быть комфортной?
Наставничество
Наиболее привычная для нас форма адаптации нового сотрудника — это прикрепление к нему наставника — человека, который объяснит порядки, существующие в компании, начиная от рабочего расписания и расположения основных помещений и заканчивая всеми нюансами функциональных обязанностей и корпоративных правил. Руководство выбирает ответственного за адаптацию из числа хорошо зарекомендовавших себя специалистов-практиков, а это значит, что наставник понимает все особенности работы, знает типичные ошибки и проблемы новичков. Со временем он накапливает опыт, который применяет все более эффективно. Иногда в роли такого старшего товарища может выступать непосредственный руководитель или его заместитель.
Плюсы: Положительные стороны общения с наставником очевидны. Все мы знаем, как одиноко и неуютно чувствует себя каждый, кто оказывается в незнакомом сообществе. Если же появляется хотя бы один человек, с которым можно запросто поговорить, то ощущения сразу меняются. Через наставника легче познакомиться с другими, донести информацию о себе, узнать какие-то особенности взаимоотношений, приблизиться к коллективу, почувствовать себя его частью. Помимо психологического комфорта, немаловажно и то, что всегда можно что-то спросить непосредственно в момент возникновения вопроса.
Минусы: Есть в этой системе и недостатки. В первую очередь — это субъективность или даже однобокость получаемой информации. Еще одна деталь: вжившись в роль учителя, наставник может долго опекать своего ученика, вмешиваться в его дела, советовать где надо и не надо и т.п. Кроме того, специалист по адаптации и его подопечный могут просто не сойтись характерами — всякое бывает. И тогда это сильно отразится на дальнейшей работе новичка.
Как использовать: Наверняка у вашего наставника существует какая-то программа с заранее продуманной последовательностью изложения, поэтому не стоит его перебивать, торопить, говорить, что вы это и так знаете и т.п. Возможность блеснуть своим профессионализмом у вас еще будет, но если вы нарушите логику рассказа, то человек непременно забудет что-то важное. И главное, учитывайте человеческий фактор — наставник мог что-то упустить, не знать, не сказать умышленно и т.п.
Так произошло в ситуации, описанной Ириной П., сотрудницей рекламного агентства: «В одной из компаний, куда я не так давно пыталась устроиться, меня прикрепили к наставнице, которая показалась мне замечательной женщиной: внимательная, заботливая, компетентная. Она быстро рассказала все, что мне было необходимо знать для выполнения моих обязанностей, охарактеризовала коллег и руководителя нашего направления. Казалось, в ситуации не могло быть никаких подводных камней, пока не выяснилось, что в отделе работает еще один сотрудник, который все это время был в отпуске. Этот человек прикладывал все усилия, стараясь быть лучшим в отделе, чтобы, когда шеф пойдет на повышение (а к этому были все предпосылки), он мог занять его место. Когда он вернулся и увидел, какую гору работы я сделала, то забеспокоился, что я могу составить ему конкуренцию, и выжил меня из фирмы. Вряд ли имеет смысл винить в этом мою наставницу, но, если бы она хоть упомянула о его существовании, возможно, я не стала бы вести столь активную политику, пока не узнала, что он за человек».
Welcome!-тренинг
Последнее время все более популярной становится процедура, которая имеет много разных названий: вводные семинары, знакомство с компанией, приветственное занятие и т.п. Смысл один — всех сотрудников, приглашенных на работу в определенный временной промежуток, вводят в курс дела одновременно на специальных тренингах с разработанной заранее общей для всех программой.
Плюсы: Здесь сотрудники получают объективное представление о компании, лишенное налета личностных оценок тренера. Система уже проверена и опробована — до новичка доводят всю необходимую информацию.
Минусы: Не все вопросы можно задать на семинаре в присутствии других, поскольку человек еще не уверен в себе и боится произвести не то впечатление. Корме того, отсутствие субъективного мнения — это не всегда хорошо, ведь какие-то нюансы можно передать только в формате кулуарного разговора.
Как использовать: Приготовьтесь к тому, что на занятии будет, скорее всего, скучно, ведь подать в занимательной форме большой объем информации очень сложно, практически невозможно. Приветственные слова, пафосные речи — может показаться, что все это совершенно не нужно, но это не совсем так. Подобные занятия дают возможность понимать контексты, находиться внутри общего информационного пространства, не чувствовать себя в изоляции от тех, кто работает здесь годы. Вы наверняка сталкивались с тем, как глупо выглядит человек, который должен сказать: «Я здесь недавно работаю и ничего еще не знаю». Благодаря этим семинарам, можно избежать таких неловкостей.
Марина М., замдиректора по персоналу производственной компании: «У нас welcome-тренинг проводится один раз в месяц, и на него приглашаются все сотрудники, которых приняли на испытательный срок в этот промежуток времени. Поскольку компания по составу работников очень разнородная — это и рабочие с производства, и технологи, и компьютерные специалисты, и творческие люди, занимающиеся позиционированием и продвижением продукции, и работники складов, и многие-многие другие, то основная сложность состояла в том, чтобы сделать программу, которая была бы интересна всем. Поэтому мы в первую очередь рассказываем об истории компании — как она выросла из небольшого бизнеса в целое предприятие. Далее знакомим с нашей продукцией, с тем, как о ней отзываются конечные потребители, чтобы сотрудники могли гордиться местом, где они работают. Задача этого мероприятия — показать каждому новому сотруднику, что его здесь ждали. Я знаю, что в некоторых организациях после серии таких тренингов проходит что-то вроде экзамена. Наверное, есть смысл в том, чтобы узнать, насколько люди усвоили материал, но нам не хочется портить им позитивное настроение проверками».
Тренинги по специальности
В некоторых компаниях существует несколько ступеней обучения. Помимо вводных занятий сотрудникам дают дополнительную информацию, касающуюся тех знаний по специальности, которые им будут необходимы для наилучшего исполнения обязанностей. К ним, как правило, подход более серьезный, предполагающей не только «прослушивание» курса, но и итоговою аттестацию.
Плюсы: Есть возможность получить дополнительные знания по специальности или в смежных областях.
Минусы: Не учитывается предыдущий опыт сотрудника.
Как использовать: Чем больше вы пройдете занятий, тем комфортнее вам будет работать. Кроме того, даже внутренние семинары будут вашим преимуществом для последующего трудоустройства, особенно если это занятия общего плана: иностранный язык, специальные компьютерные программы и т.п. Слушайте, записывайте, задавайте вопросы, активно участвуйте во всем — это поможет вам не только получить дополнительные знания и хорошо себя зарекомендовать, но и с успехом сдать экзамен.
Папка нового сотрудника
Альтернативой, а иногда и дополнением welcome!-тренингу может стать папка, в которой находятся все необходимые для ознакомления документы, содержащие как «теоретические» сведения (история и структура компании, особенности рынка, на котором она действует, ее корпоративная политика), так и практические — информация о премиях, отпуске, компенсациях и т.п. Сюда помещают аттестационный лист, где во время прохождения испытательного срока новичку выставляются отметки о выполнении тех или иных заданий.
Плюсы: Вся информация собрана в одном месте, человек может выбрать удобный момент для ее изучения, даже взять документы с собой и разобраться дома, если этого не запрещают корпоративные правила. Он затрачивает столько времени, сколько ему нужно, не боясь показаться нерасторопным или медлительным.
Минусы: Нет живого общения.
Как использовать: Тут вы получаете сухую выжимку всех наиболее важных сведений — отнеситесь к ним серьезно. Конечно, никто не заставляет вас учить устав наизусть, но прочитать и запомнить, каким документом какие процессы регламентируются, все-таки стоит. В каждой компании есть свои этические нормы и кодексы, касающиеся поведения, внешнего вида, общения между собой и т.п., — им надо уделить особое внимание. Помните, все эти документы — не просто формальные бумаги. С одной стороны, они накладывают на вас некоторые обязанности, а с другой — дают определенные права. А это значит, что в случае если ваши права будут ущемлены, кто-то нарушит по отношению к вам эти правила и нормы или руководство потребует от вас их нарушения и т.п., вы всегда сможете с их помощью себя защитить.
Самостоятельное вхождение
Но есть организации, где с новичком долго не церемонятся, а практически сразу поручают ему работу и смотрят, насколько хорошо он с ней справится. Чаще всего это бывает там, где предполагается, что сотрудник обладает достаточными знаниями, на которые специфика компании практически не влияет.
Плюсы: Для человека с самостоятельным мышлением это оптимальный вариант: ему может не понравиться оказаться «под крылышком» у наставника или просиживать часы на тренингах, где разжевывается то, что он давно уже знает.
Минусы: Поскольку таким мышлением обладают не все, то сотрудник, которого оставили наедине с его проблемами, может почувствовать себя брошенным, ненужным.
Как использовать: Если вы понимаете, что адаптировать вас никто не собирается, то надо особенно внимательно прислушаться ко всему, что говорит руководитель, и постараться сразу получить ответы на все вопросы. Не бойтесь спрашивать в первые дни — дальше задавать вопросы станет сложнее.
Всего понемногу
Как правило, в компаниях применяют сразу несколько способов введения нового сотрудника в должность, постепенно доводя до него все элементы корпоративной культуры. Пример того, как может быть организован этот процесс, приводит Елена Загурская, менеджер по персоналу ООО «Экологическая компания», член Ассоциации карьерных профессионалов: «Адаптация — это многоступенчатый процесс, и начинается он еще до прихода нового человека в организацию. На этом «нулевом» этапе необходимо подготовить для него рабочее место, составить план вхождения в должность, сформировать «Папку нового сотрудника», назначить наставника. Следующий этап — это первый день работы, когда происходит оформление документов, проведение инструктажей, знакомство с рабочим коллективом. Сюда же можно включить так называемый Welcome-тренинг. Далее идет этап накопления информации — сотрудник узнает все необходимое о своих обязанностях, о роли каждого члена коллектива. Через некоторое время, по мере необходимости, проводится корректировка. И последнее — это определение того, прошел ли новичок испытательный срок, остается ли он в штате?
Безусловно, это очень напряженный, тяжелый период, и чтобы успешно его преодолеть, надо искреннее хотеть работать и быть заинтересованным в сотрудничестве с данной компанией».
Кроме того, характер процесса адаптации обычно варьируется в зависимости от размера компании и особенностей ее структуры. Чем организация крупнее, тем больше будет бумаг, аттестационных листов, бланков отчетности и т.п. В маленьких фирмах, наоборот, достаточно со всеми подружиться и показать, что вы — хороший специалист.
Старший консультант по подбору персонала рекрутинговой компании «Яппи Групп» Жанна Бунимович дополняет: «Поскольку мы сотрудничаем не только с российскими, но и с западными компаниями, имеющими свои представительства у нас в стране, то имеем возможность сравнить способы подбора. Судя по своей практике, могу сказать, что сотрудники иностранных и совместных предприятий реже отказываются от продолжения работы после испытательного срока, потому что еще перед озвучиванием job offer потенциальные работники проходят тщательный отбор. И процесс адаптации у них организован четче. Существует система вводных тренингов, наставничество, различные корпоративные мероприятия, индивидуальные программы.
Мне кажется, если наши работодатели начнут применять подобные схемы, то это поможет снизить уровень текучести кадров и сделает вхождение в должность более комфортным».
Адаптация нового сотрудника — это взаимный процесс, который ставит задачи, как перед работником: доказать, что его не напрасно пригласили на эту работу, так и перед компанией: показать новичку, что его ждали, его труд нужен организации, что он не ошибся с выбором. Поэтому если вы с готовностью будете принимать ту информацию, которую вам дают, вы не только быстро войдете в курс дела и подружитесь с коллективом, но и сможете продвинуться по служебной лестнице, ведь именно на этом этапе закладывается фундамент вашего будущего успеха.
