8 секретов успешного общения по телефону
Телефонные разговоры - привычное дело для любого из нас. При этом в каждой стране есть свои особенности. Чем отличается немецкая культура общения по телефону?
Без телефона современному человеку уже не обойтись. Записаться на прием к врачу, вызвать слесаря или просто поделиться последними новостями с подругой - с телефонной трубкой у уха большинство из нас проводят хотя бы несколько минут в день. Но если вам приходится общаться по телефону на работе, да еще и с иностранцами, то без знания определенных правил не обойтись. Успешно вести телефонные разговоры с сотрудниками немецких компаний помогут следующие советы.
Совет 1: Подготовьтесь к разговору
В немецкой деловой среде принято общаться по телефону с максимальной эффективностью и отдачей. Поэтому к разговору обязательно следует подготовиться заранее. "Важно наметить конкретные цели, которых вы хотите достичь во время беседы. При этом лучше всего определить для себя план-минимум и план-максимум", - отмечает в интервью DW Михаэль Хазенкамп (Michael Hasenkamp), автор книги "Искусство профессионального общения по телефону" (Die Kunst professionell zu telefonieren).
Особенно тщательно готовиться к телефонному разговору немецкий эксперт по межличностной коммуникации рекомендует тем, кому предстоит общаться на иностранном языке. Его совет - заранее сформулировать основные тезисы и записать их на листе бумаги.
Совет 2: Обязательно представьтесь
Очень важно правильно начать телефонный разговор. "Сняв трубку, первым делом нужно представиться, назвав свое имя и фамилию. Как в Германии, так и в других европейских странах такое начало телефонного разговора уже давно стало стандартом", - говорит Михаэль Хазенкамп. Если же вы подходите к телефону на работе, то после своего имени необходимо четко сказать название фирмы и, конечно, поприветствовать собеседника.
Немец на проводе? Скорее к делу!
Совет 3: Осторожнее со small talk
Если же в роли звонящего выступаете вы сами, то после приветствия не стоит тратить слишком много времени на разговоры о погоде. "В отличие от других стран, в Германии вступительная фаза телефонного разговора очень короткая. А если вы звоните в незнакомую фирму, например, чтобы спросить о свободных вакансиях, то small talk вообще абсолютно неуместен", - предупреждает эксперт в сфере межличностного общения из Мюнхена Уве Фройнд (Uwe Freund).
Однако если с собеседником вы общаетесь уже не впервые, то короткий разговор "о том, о сем" поможет добиться расположения на другом конце провода и создать приятную атмосферу общения. "В Германии тоже любят перекинуться парой приветливых фраз. Можно просто спросить, как дела или "как там у вас с погодой". При этом нужно обязательно следить за реакцией собеседника", - предупреждает Михаэль Хазенкамп. Если он поддержал разговор, то можно и немного поболтать. А если его ответы односложны, то лучше сразу перейти к делу.
Совет 4: Четко формулируйте мысли
Во время телефонного разговора важно выбирать правильные формулировки. Скажем, задавать вопросы так, чтобы собеседник не мог ответить на них просто "да" или "нет", а был вынужден дать более подробную информацию. "Например, вопрос "Есть ли в вашей фирме вакансии для выпускников, владеющих русским языком?" лучше переформулировать так: "Какие вакансии есть в вашей фирме для русскоговорящих выпускников?" - поясняет Уве Фройнд.
Совет 5: Избегайте сослагательного наклонения
Кроме того, он советует с осторожностью употреблять сослагательное наклонение. "Я бы вас попросил", "я бы мог себе представить", "не могли бы вы это сделать" - такие формулировки на юге Германии употребляются нередко. А в центральной части страны и на севере подобные фразы свидетельствуют о неуверенности и излишней осторожности. По моему опыту, такую ошибку особенно часто допускают иностранцы", - говорит эксперт из Мюнхена.
Совет 6: Не стесняйтесь акцента
Его коллега Михаэль Хазенкамп считает, что иностранцам, владеющим немецким языком, ни в коем случае не стоит стесняться своего акцента. "По моим наблюдениям, русскоговорящие люди зачастую считают свой акцент серьезным недостатком. Подобную установку следует пересмотреть. Современный мир невозможно представить без межкультурного общения, а разнообразное звучание языков его только обогащает. Это же гораздо интереснее, чем если бы мы все разговаривали на одном диалекте", - уверен эксперт.
Совет 7: В конце разговора подведите итог
Важно также правильно завершить телефонный разговор. Михаэль Хазенкамп рекомендует в конце несколькими фразами подвести итог беседы. "Это типично немецкая особенность. В конце разговора принято еще раз сформулировать, о чем мы договорились. Это делается для того, чтобы избежать недопонимания", - подчеркивает он.
Совет 8: Не забудьте поблагодарить собеседника за разговор
А после этого вам останется только поблагодарить собеседника за приятный и успешный разговор и пожелать ему хорошо провести остаток дня, выходные или наступающие праздники.
Дата 19.04.2016
Автор Ольга Демидова
